Sistema Público de Escrituração Digital - SPED - Roteiro de Procedimentos

Roteiro - Federal - 2008/3513

Introdução

A Constituição Federal, no art. 37, inciso XXII, determina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.

Assim, em face dessa disposição constitucional, foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, que poderá beneficiar os contribuintes na forma de simplificação e racionalização de obrigações acessórias, agilização dos procedimentos sujeitos a controle das administrações tributárias e redução de custos com armazenamento de documentos em papel; e em outra frente, beneficiará as administrações tributárias pois proporcionará integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações, racionalização de custos e maior eficácia da fiscalização.

I - SPED

Conforme dispõe o Protocolo de Cooperação ENAT nº 2/2005, no desenvolvimento do SPED serão observados os seguintes pressupostos, entre outros que vierem a ser definidos de comum acordo pelos partícipes:

a) bases de dados compartilhadas entre as Administrações Tributárias;

b) reciprocidade na aceitação da legislação de cada ente signatário, relativa aos livros contábeis e fiscais;

c) validade jurídica dos livros contábeis e fiscais em meio digital, dispensando a emissão e guarda de documentos e livros em papel;

d) eliminação da redundância de informações através da padronização e racionalização das obrigações acessórias;

e) preservação do sigilo fiscal, nos termos do Código Tributário Nacional.

Com base nesses pressupostos, o Decreto nº 6.022, de 22.01.2007, instituiu o SPED, tendo sido definido como "instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações".

Critica-se a implantação do SPED por meio de Decreto, ato privativo do Poder Executivo. Devido à sua abrangência, o melhor seria a sua instituição por meio de Lei Complementar de âmbito nacional, de competência do Poder Legislativo, que tem justamente o condão de vincular matérias de interesse conjunto dos entes federativos.

A completa implantação do SPED busca atingir os seguintes objetivos, conforme prevê seu portal na internet:

- redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel;

- eliminação do papel;

- redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;

- uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas;

- redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;

- redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;

- simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação);

- fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias;

- rapidez no acesso às informações;

- aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos;

- possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;

- redução de custos administrativos;

- melhoria da qualidade da informação;

- possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;

- disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes;

- redução do "Custo Brasil";

- aperfeiçoamento do combate à sonegação;

- preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel;

Fundamentação: Cláusula segunda do Protocolo de Cooperação ENAT nº 2/2005; Arts. 1º e 2º, "caput", do Decreto nº 6.022/2007.

I.1 - Abrangência

Tendo por fim modernizar a atual sistemática de cumprimento de obrigações acessórias, o SPED compreende três grandes subprojetos, a serem posteriormente analisados:

a) a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e (tópico VIII);

b) a Escrituração Fiscal Digital - EFD (tópico IX);

c) a Escrituração Contábil Digital - ECD (tópico X).

II - Livros e Documentos

O SPED prevê que os livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24.08.2001, que trata da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, cujo objetivo é "garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras".

Ressalta-se que essa nova sistemática não visa desobrigar o empresário e a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

Fundamentação: Art. 2º, §§ 1º e 2º, do Decreto nº 6.022/2007.

III - Usuários do SPED

São usuários do SPED:

a) a Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda;

b) as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante convênio celebrado com a Secretaria da Receita Federal do Brasil; e

c) os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.

Os usuários, no âmbito de suas respectivas competências, deverão estabelecer a obrigatoriedade, periodicidade e prazos de apresentação dos livros e documentos, por eles exigidos, por intermédio do SPED. Os atos administrativos expedidos deverão ser implementados no Sistema concomitantemente com a entrada em vigor desses atos.

Cumpre mencionar que o fato de estar previsto que os usuários acima elencados editem atos administrativos, não exclui a competência destes para exigir, a qualquer tempo, informações adicionais necessárias ao desempenho de suas atribuições.

Fundamentação: Art. 3º do Decreto nº 6.022/2007.

IV - Acesso às Informações

O acesso às informações armazenadas no SPED deverá ser compartilhado com seus usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário. Portanto, seus usuários não terão acesso amplo e irrestrito às informações; elas serão disponibilizadas no limite da competência de cada usuário.

Os empresários e as sociedades empresárias também poderão acessar as informações por eles transmitidas.

Fundamentação: Art. 4º do Decreto nº 6.022/2007.

V - Administração do SPED

O Protocolo de Cooperação ENAT nº 2/2005 prevê que cabe à Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB a coordenação do desenvolvimento e implantação do SPED, comprometendo-se o órgão federal a zelar pela harmonização das soluções propostas, preservando as particularidades e a autonomia de cada ente signatário.

Nesse contexto foi determinado que o SPED será administrado pela RFB com a participação de representantes indicados pelas administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.

Os usuários do SPED, previamente à edição de seus atos administrativos, deverão articular-se com a Secretaria da Receita Federal do Brasil por intermédio de seu representante.

Os custos pelo desenvolvimento do SPED, inclusive em relação à infra-estrutura para o acesso à base de dados a ser disponibilizada até unidade da RFB nas capitais dos Estados e no Distrito Federal, está a cargo da Receita Federal. As unidades federadas signatárias serão responsáveis pelos custos da sua própria infra-estrutura de tecnologia da informação e comunicação, inclusive as necessidades relativas às interações com unidade local da RFB e, via Internet, com os contribuintes.

Tendo em vista sua competência, o Decreto nº 6.022 determinou que cabe à RFB:

a) adotar as medidas necessárias para viabilizar a implantação e o funcionamento do SPED;

b) coordenar as atividades relacionadas ao SPED;

c) compatibilizar as necessidades dos usuários do SPED; e

d) estabelecer a política de segurança e de acesso às informações armazenadas no SPED, observado o disposto no tópico IV deste Roteiro.

Importa mencionar que a RFB, sempre que necessário, também poderá solicitar a participação de representantes dos empresários e das sociedades empresárias, bem assim de entidades de âmbito nacional representativas dos profissionais da área contábil, nas atividades relacionadas ao SPED.

Fundamentação: Arts. 5º e 6º do Decreto nº 6.022/2007.

VI - Autenticação de Livros Mercantis

O SPED manterá funcionalidades de uso exclusivo dos órgãos de registro para as atividades de autenticação de livros mercantis. Será possível, portanto, a autenticação eletrônica dos livros mercantis, que hoje segue a disciplina da Instrução Normativa DNRC nº 102, de 25 de abril de 2006.

Fundamentação: Art. 7º do Decreto nº 6.022/2007.

VII - Edição de Normas Complementares

A Secretaria da Receita Federal do Brasil e os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias expedirão, em suas respectivas áreas de atuação, normas complementares ao cumprimento do disposto no Decreto nº 6.022/2007.

Portanto, além das disposições contidas nos atos ora analisados, ainda se faz necessária a análise das normas complementares expedidas pelas entidades da administração pública envolvidas no projeto.

Fundamentação: Art. 8º, "caput", do Decreto nº 6.022/2007.

VIII - Nota Fiscal Eletrônica - NF-e

Como já mencionado, o SPED compreende três subprojetos, dentre eles a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e. Sua implantação é prevista no Protocolo de Cooperação nº 3/2005 - II ENAT, tendo sido instituída por meio do Ajuste SINIEF 07/2005.

De acordo com o referido Protocolo, a NF-e pode trazer como benefício aos contribuintes, o aumento da competitividade das empresas brasileiras pela racionalização das obrigações acessórias (redução do "custo Brasil"), em especial a dispensa da emissão e guarda de documentos em papel. Quanto às administrações tributárias, o benefício consiste na padronização e melhoria na qualidade das informações, racionalização de custos e maior eficácia da fiscalização.

Foram observados os seguintes pressupostos no desenvolvimento da NF-e, entre outros definidos de comum acordo pelos partícipes:

a) substituição das notas fiscais em papel por documento eletrônico;

b) validade jurídica dos documentos digitais;

c) padronização nacional da NF-e;

d) mínima interferência no ambiente operacional do contribuinte;

e) compartilhamento da NF-e entre as administrações tributárias;

f) preservação do sigilo fiscal, nos termos do Código Tributário Nacional.

Sobre NF-e, veja nosso Roteiro: ICMS/Nacional - Nota Fiscal Eletrônica - NF-e - Ajuste Sinief 7/2005 e Alterações

Fundamentação: Protocolo de Cooperação ENAT nº 3/2005 e Ajuste SINIEF 07/2005.

VIII.1 - Abrangência

A primeira versão da NF-e abrange somente a nota fiscal modelo 1 e 1A, podendo, no futuro, conforme prevê o Protocolo de Cooperação nº 3/2005 - II ENAT, ser ampliado para outros modelos e documentos fiscais.

O Protocolo de Cooperação ENAT nº 03/2006 prevê a implantação do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Fundamentação: Cláusula segunda, parágrafo único, do Protocolo de Cooperação ENAT nº 3/2005 e Cláusula Primeira do Ajuste SINIEF 07/2005.

IX - Escrituração Fiscal Digital - EFD

Integrante do SPED, a Escrituração Fiscal Digital - EFD foi instituída por meio do Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006. Conforme conceitua o mencionado Convênio, a EFD "constitui em um conjunto de escrituração de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal bem como no registro de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte".

Destaca-se que a Escrituração Fiscal Digital é de uso obrigatório para os contribuintes do ICMS ou do IPI, podendo a unidade federada do contribuinte dispensá-lo dessa obrigatoriedade.

As especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD foram estabelecidas pelo Ato COTEPE/ICMS nº 82/2006, revogado posteriormente pelo Ato COTEPE/ICMS 11/2007, que passou a disciplinar a matéria.

Fundamentação: Convênio ICMS nº 143/2006.

IX.1 - Abrangência

A Escrituração Fiscal Digital substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:

I - Registro de Entradas;

II - Registro de Saídas;

III - Registro de Inventário;

IV - Registro de Apuração do IPI;

V - Registro de Apuração do ICMS.

Fundamentação: Cláusula segunda do Convênio ICMS nº 143/2006.

X - Escrituração Contábil Digital - ECD

Foi estabelecido que as normas relacionadas a leiautes e prazos de apresentação de informações contábeis seriam editadas após consulta e, quando coubesse, anuência dos usuários do SPED. Nesse sentido, a RFB expediu a Instrução Normativa RFB nº 787, de 19.11.2007, instituindo a Escrituração Contábil Digital - ECD. Conforme definido, a ECD é utilizada para fins fiscais e previdenciários, devendo ser transmitida, pelas pessoas jurídicas a ela obrigadas, ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

O Conselho Federal de Contabilidade - CFC, que integra o grupo do SPED, revogou a Resolução CFC nº 1.061, de 09.12.2005, que estabelecia o Leiaute Brasileiro de Contabilidade Digital para escrituração, geração e armazenamento de informações contábeis em meio digital, a fim de compatibilizá-lo com o SPED.

Conforme previsto na IN RFB nº 787, estão obrigadas a adotar a ECD:

a) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 07.11.2007, e sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real;

b) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

Destaca-se que é facultada a entrega da ECD às demais pessoas jurídicas não obrigadas, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008.

Sobre ECD, veja nosso Comentário: Escrituração Contábil Digital - Instituição

Comentário - Federal - 2007/2100

Fundamentação: Art. 8º, § 1º, do Decreto nº 6.022/2007 e IN RFB nº 787/2007.

X.1 - Abrangência

A Escrituração Contábil Digital compreende a versão digital dos seguintes livros:

a) livro Diário e seus auxiliares, se houver;

b) livro Razão e seus auxiliares, se houver;

c) livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Não há previsão para elaboração das demais demonstrações contábeis por meio da ECD.

Fundamentação: Art. 2º da IN RFB nº 787/2007.