Escrituração Contábil Digital - ECD - Roteiro de Procedimentos

Roteiro - Federal - 2008/3525

Introdução

A Constituição Federal determina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.

Assim, em face dessa disposição constitucional, foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, que compreende três grandes subprojetos:

a) a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e;

b) a Escrituração Fiscal Digital - EFD;

c) a Escrituração Contábil Digital - ECD.

Para saber mais sobre o SPED, consulte o Roteiro - Federal - 2008/3513.

Este último subprojeto, a ECD, visa a substituição da emissão de livros contábeis em papel pela sua existência apenas digital, o que poderá beneficiar os contribuintes na forma de simplificação e racionalização de obrigações acessórias. A administração tributária também será beneficiada, tendo em vista a racionalização de custos e maior eficácia da fiscalização.

Diante de sua importância, neste Roteiro são analisadas as regras gerais aplicáveis a esse novo meio de escrituração contábil.

I - Instituição e aplicação

A Escrituração Contábil Digital (ECD), integrante do SPED, foi instituída pela Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB, por meio da Instrução Normativa nº 787, de 19.11.2007, e será utilizada para fins fiscais e previdenciários, devendo futuramente também atender às exigências do DNRC, do CFC, do Banco Central, da SUSEP, da CVM e de outros órgãos interessados.

A Instrução Normativa RFB aqui referida foi retificada no DOU de 22.11.2007, para corrigir sua numeração, que, de nº 777, passou para nº 787.

A ECD substituirá paulatinamente a atual sistemática de prestação de informações ao fisco, que de acordo com o Portal do SPED, compreende 4 formas distintas de representar uma mesma realidade, a saber:

- Livro Diário: escrituração em papel; lançamentos em ordem cronológica; termos de abertura e encerramento; transcrição das demonstrações contábeis;

- Livro Razão: escrituração em papel; lançamentos em ordem de conta e data;

- Arquivos eletrônicos em 2 formatos distintos compostos, basicamente, por plano de contas, lançamentos e saldos.

Conforme também informa o Portal do SPED, essa multiplicidade de informações traz os seguintes efeitos negativos:

- Baixa produtividade na execução da auditoria;

- Informações declaratórias não confiáveis;

- Facilidade de simulação de transações comerciais;

- Dificuldade na execução dos controles;

- Falta de compatibilidade entre os dados econômico-fiscais dos contribuintes;

- Indisponibilidade de informação das transações comerciais em tempo hábil;

- Dificuldade de disponibilizar, compartilhar e trocar de informações;

- Alto custo de impressão, manipulação e armazenamento de livros da escrituração comercial;

- Dificuldade no cumprimento de obrigações acessórias;

- Falta de padronização de obrigações acessórias entre os Estados/RFB;

- Extravio de livros fiscais como instrumento para obstruir o desenvolvimento da ação fiscal;

- Dificuldades em rastrear operações dissimuladas.

Fundamentação: Art. 1º, "caput", da IN RFB 787/2007.

II - Pessoas jurídicas obrigadas

O SPED não é obrigatório a todos os contribuintes. Conforme previsto na IN RFB nº 787/2007, ficam obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º do Decreto nº 6.022, de 2007:

a) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.01.2008, as pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real;

b) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.01.2009, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

Fundamentação: Art. 3º, "caput", da IN RFB 787/2007.

III - Transmissão, validação e prazo de entrega

A ECD deverá ser transmitida ao SPED, sendo considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro.

O arquivo contendo a ECD deverá ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, a ser disponibilizado na página da RFB na Internet, contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades:

a) validação do arquivo digital da escrituração;

b) assinatura digital;

c) visualização da escrituração;

d) transmissão para o SPED;

e) consulta à situação da escrituração.

A ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. Ou seja, a primeira transmissão, a ser efetuada pelas pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real e sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado, deverá ocorrer no ano de 2009.

O serviço de recepção da ECD será encerrado às 20 horas - horário de Brasília - da data final fixada para a entrega.

Destaca-se que nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subseqüente ao do evento.

Em relação aos fatos contábeis ocorridos em 2008, o prazo acima será até o último dia útil do mês de junho de 2009. Esse prazo excepcional foi trazido pela IN RFB nº 825/2008, tendo em vista que até o momento não foi disponibilizado o programa necessário à validação e transmissão da ECD.

Fundamentação: Arts. 1º, parágrafo único, 4º e 5º, da IN RFB nº 787/2007

III.1 - Regras de validação

Como já mencionado, a ECD deverá ser submetida ao PVA, que fará a validação do arquivo digital da escrituração.

As regras de validação aplicáveis aos diversos campos, registros e arquivos integrantes da ECD constam do anexo I do Ato Declaratório Executivo COFIS nº 36, de 18.12.2007 (DOU de 21.12.2007).

Conforme dispõe o próprio ADE 36/2007, o objetivo da "Especificação de Regras de Validação" é documentar as regras que serão aplicáveis às rotinas de consistência do arquivo da escrituração contábil digital implementadas no Programa Validador e Assinador - PVA.

Ou seja, com base nessas informações, a pessoa jurídica terá conhecimento das regras que serão aplicáveis no arquivo a ser transmitido. Isso evitará o surgimento de inconsistências no arquivo, ou caso elas surjam, facilitará a sua correção.

Os desenvolvedores de softwares devem ficar atentos a essas regras no desenvolvimento de programas a serem utilizados para a Escrituração Contábil Digital, devendo fazer as devidas adaptações para evitar inconsistências no momento de validação do arquivo a ser transmitido.

Fundamentação: ADE COFIS nº 36/2007.

IV - Livros abrangidos

A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:

a) livro Diário e seus auxiliares, se houver;

b) livro Razão e seus auxiliares, se houver;

c) livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Os livros contábeis emitidos em forma eletrônica deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP - Brasil), a fim de garantir a autoria do documento digital.

O ICP-Brasil é "um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos, a ser implementado pelas organizações governamentais e privadas brasileiras com o objetivo de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras" (www.receita.fazenda.gov.br).

Na certificação tipo A3 o par de chaves é gerado e armazenado em um cartão inteligente ou em um token criptográfico inviolável. Este certificado, portanto, é muito mais seguro que o A1, onde o par de chaves é gerado no disco rígido do computador.

Cumpre mencionar que não há previsão para elaboração das demais demonstrações contábeis por meio da ECD. Dessa forma, por enquanto, elas continuam a ser elaboradas na forma aplicada às demais pessoas jurídicas.

Fundamentação: Art. 2º da IN RFB nº 787/2007.

V - Declarações

As declarações relativas a tributos administrados pela RFB exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.

Com exceção dos arquivos digitais previstos no próximo tópico, ainda não há, por enquanto, dispensa da entrega de outras declarações pela pessoa jurídica obrigada à ECD.

Fundamentação: Art. 3º, § 2º, da IN RFB nº 787/2007.

VI - Arquivos digitais - Dispensa

A apresentação dos livros digitais pela ECD supre, em relação aos arquivos correspondentes, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22.10.2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20.06.2006.

Tais atos tratam, respectivamente, sobre informações, formas e prazos para apresentação dos arquivos digitais e sistemas da Receita Federal, e sobre o Manual Normativo de Arquivos Digitais e o Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos digitais - SVA, da Secretaria da Receita Previdenciária.

Fundamentação: Art. 6º da IN RFB nº 787/2007.

VII - Compartilhamento de informações

As informações relativas à ECD, disponíveis no ambiente nacional do SPED, serão compartilhadas com as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e ainda com os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.

Tal compartilhamento restringe-se ao limite de competência dos entes acima mencionados, observada ainda a legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário, nas seguintes modalidades de acesso:

a) integral, para cópia do arquivo da escrituração (no caso de iniciado procedimento fiscal ou equivalente, junto à pessoa jurídica titular da ECD);

b) parcial, para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis.

Fundamentação: Art. 7º da IN RFB nº 787/2007.

VIII - Acesso ao SPED

O acesso ao ambiente nacional do SPED fica condicionado a autenticação mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil, emitido em nome do órgão ou entidade.

O acesso também será possível às pessoas jurídicas em relação às informações por elas transmitidas ao SPED.

Apesar dessa previsão de acesso às informações, é de responsabilidade da pessoa jurídica a guarda das informações relativas ao arquivo transmitido ao SPED, que deverão ser mantidas na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

Fundamentação: Art. 8º, "caput" e § 1º, da IN RFB nº 787/2007; Art. 1º, § 2º, do Decreto nº 6.022/2007.

IX - Prazo e registros de acessos

O ambiente nacional do SPED manterá o registro dos eventos de acesso, pelo prazo de 6 anos, contendo, no mínimo:

a) identificação do usuário;

b) autoridade certificadora emissora do certificado digital;

c) número de série do certificado digital;

d) data e a hora da operação; e

e) tipo da operação realizada (acesso integral ou parcial).

As informações sobre o acesso à ECD pelos órgãos e entidades referidos no tópico VII ficarão disponíveis para a pessoa jurídica titular da ECD, em área específica no ambiente nacional do SPED, com acesso mediante certificado digital, ou seja, o contribuinte terá conhecimento dos órgãos e entidades que acessaram sua ECD.

Fundamentação: Arts. 8º, § 2º, e 9º, da IN RFB nº 787/2007.

X - Penalidades

A não apresentação da ECD até o último dia útil de junho do ano seguinte acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês-calendário ou fração.

O contribuinte, portanto, deve ficar atento ao prazo de entrega da ECD, sob pena de ter que arcar com a elevada multa prevista na legislação.

Fundamentação: Art. 10 da IN RFB nº 787/2007.

XI - Manual de Orientação do Leiaute

A Instrução Normativa RFB nº 787 também aprovou o Manual de Orientação do Leiaute da ECD constante de seu Anexo Único, que visa a orientar a geração do arquivo digital.

O Manual deve ser analisado tanto pelos contribuintes, quanto pelas empresas de software, que utilizarão tais orientações para o desenvolvimento dos programas a serem utilizados na elaboração da Escrituração Contábil Digital.

Fundamentação: Anexo Único da IN RFB nº 787/2007.